В чем разница между архивацией и удалением писем в Gmail, и что лучше выбрать

Что дает архивация электронной почты?

Если вы когда-либо случайно архивировали письмо на своем телефоне с помощью предустановленных действий смахивания, вы знаете, что оно исчезает из папки "Входящие". Архивация делает именно это, но письмо помещается в папку "Вся почта" вместо того, чтобы исчезнуть. То же самое происходит, когда вы архивируете письмо на рабочем столе.

Основная цель архивирования чего-либо - убрать это из основного раздела, но при этом сохранить где-то для будущего использования. В этом случае архивирование письма удалит его из вашего основного почтового ящика и поместит туда, где лежат все ваши письма.

Главное преимущество этого - расхламление почтового ящика и сосредоточение на письмах с более высоким приоритетом.

Более того, если вам интересно, что происходит с архивированными письмами, когда приходит последующее письмо или ответ, оно перемещается обратно в ваш основной почтовый ящик, чтобы вы могли вернуться на все письма.

Архивация электронных писем для смартфонов

• Откройте приложение Gmail на своем смартфоне
• Долго нажмите на письмо, которое вы хотите архивировать. Вы можете выбрать несколько писем, если хотите
• Нажмите кнопку "Архив" в верхнем меню
• Кроме того, если вы не изменили функции смахивания, вы можете провести влево или вправо по любому письму и отпустить палец, чтобы автоматически архивировать письмо

Архивация писем в Gmail на смартфоне (фото: Technology Personalized)

Чтобы получить доступ к архивным письмам или разархивировать их, выполните следующие действия:

• Откройте приложение Gmail на своем смартфоне
• Нажмите на значок меню в верхнем левом углу
• Прокрутите вниз и выберите “Вся почта". Вы найдете свои архивные письма вместе со всеми остальными письмами, имеющимися в вашем почтовом ящике
• Если вы хотите разархивировать электронное письмо, нажмите и удерживайте его, а затем щелкните на значок меню в правом верхнем углу
• Нажмите “Переместить во входящие", чтобы разархивировать выбранное письмо

Разархивация электронных писем в Gmail на смартфоне (фото: Technology Personalized)

Архивация электронных писем для компьютеров

• Чтобы получить доступ к своему почтовому ящику Gmail, перейдите на почту в веб-браузере
• Установите флажок рядом с теми письмами, которые вы хотите архивировать
• Нажмите на опцию архивации на панели инструментов

Архивация писем на ПК (фото: Technology Personalized)

Как получить доступ к вашим архивным письмам

• Выберите раскрывающееся меню в левой части почтового ящика
• Войдите в раздел "Вся почта", где вы найдете все свои архивные письма
• Установите флажок рядом с письмами, которые вы хотите разархивировать, и нажмите кнопку “Переместить” в папку "Входящие"

Доступ к архивным письмам на ПК (фото: Technology Personalized)

Кроме того, вы также можете создать фильтры для автоматической архивации электронной почты.

• Для этого выберите значок "Настройки" на верхней панели инструментов и нажмите "Просмотреть все настройки"
• Перейдите в раздел "Фильтры и заблокированные адреса" на верхней панели и выберите "создать новый фильтр"
• Заполните параметры по своему усмотрению
• Вы можете добавить адрес электронной почты отправителя, размер вложения или определенные слова, которые вызовут срабатывание фильтра
• Нажмите на опцию “Создать фильтр” после заполнения необходимых параметров
• В следующем диалоговом окне выберите “Пропустить входящие” (Архивировать)

Фильтры для автоматической активации электронной почты (фото: Technology Personalized)

Что происходит при удалении электронного письма?

Удаление письма делает ровно то, что означает, но немного по-другому. Хотя вы, возможно, уже знаете это, удаление письма не избавляет от него мгновенно. Вместо этого оно помещает письмо в корзину и удаляется через 30 дней. Так что не пугайтесь в следующий раз, когда случайно нажмете кнопку удаления.

Пока письмо находится в корзине, вы можете полностью восстановить его одним нажатием кнопки. К сожалению, наоборот, это невозможно, если у вас нет резервной копии всех ваших писем.

Удаление электронных писем в смартфоне

• Откройте приложение Gmail на своем смартфоне
• Долго нажмите на письмо, которое вы хотите удалить. Вы можете выбрать несколько писем, если хотите
• Нажмите значок корзины на верхней панели инструментов

Как удалить электронное письмо в Gmail на смартфоне (фото: Technology Personalized)

Вы также можете настроить функции свайпа, чтобы удалить письмо одним движением пальца. Чтобы настроить эту функцию, выполните следующие действия:

• Откройте приложение Gmail на своем смартфоне
• Нажмите на значок меню в верхнем левом углу
• Прокрутите вниз и войдите в Настройки
• Выберите “Общие настройки” на следующей странице
• Прокрутите вниз и нажмите “Действия смахивания электронной почты”
• Вы можете настроить свайпы влево и вправо, нажав на опцию “Изменить” рядом с ними

Настройка функции свайпа в Gmail на смартфоне (фото: Technology Personalized)

Чтобы получить доступ к корзине для восстановления или окончательного удаления письма, вам необходимо сделать следующее:

• Откройте приложение Gmail на своем смартфоне
• Нажмите на значок меню в верхнем левом углу
• Прокрутите вниз и выберите "Корзина"
• Нажмите и удерживайте адрес электронной почты, который вы хотите восстановить, а затем нажмите на значок меню в правом верхнем углу
• Нажмите “Переместить в" в раскрывающемся меню
• Чтобы восстановить электронное письмо, переместите его в любое место по вашему выбору
• Чтобы окончательно удалить все электронные письма из корзины, нажмите “Очистить корзину сейчас"

Окончательное удаление письма в Gmail на смартфоне (фото: Technology Personalized)

Удаление электронных писем на компьютере

• Зайдите в веб-версию Gmail
• Установите флажок рядом с письмами, которые вы хотите удалить
• Нажмите на значок корзины на панели инструментов. В качестве альтернативы вы также можете выбрать значок корзины рядом с соответствующим письмом, чтобы быстро удалить его

Удаление электронных писем на компьютере (фото: Technology Personalized)

Как восстановить или удалить электронные письма на компьютере

• Чтобы получить доступ к удаленным письмам и восстановить их или удалить навсегда, перейдите в веб-версию Gmail
• Выберите раскрывающееся меню в левой части почтового ящика
• Войдите в меню "Корзина", где вы найдете все удаленные письма
• Установите флажок рядом с письмами, которые вы хотите удалить или восстановить
• Чтобы восстановить выбранное электронное письмо, выберите значок "Переместить в” и щелкните в любом месте по вашему выбору
• Чтобы удалить выбранное письмо, выберите “Удалить навсегда” на панели инструментов вверху. Или вы можете нажать на опцию “Очистить корзину сейчас"

Кроме того, вы также можете создать фильтр для удаления письма до того, как вы его увидите. Процесс создания фильтров для удаления входящего письма такой же, как и упомянутый выше для архивирования письма. Единственное изменение - на последнем шаге вместо “Пропустить входящие" (архивировать) выберите "Удалить".

Архивирование или удаление: что выбрать?

Архивирование

Для ответа на вопрос, архивирование и удаление имеют разные варианты использования, так что вы не можете полностью полагаться на одно действие. По рекомендации Technology Personalized, лучше всего архивировать электронное письмо, если вы чувствуете, что оно вам понадобится в будущем.

Это может быть электронное письмо, от которого вы ожидаете получить ответ в будущем, официальные электронные письма, которые, по вашему мнению, необходимы для будущих ссылок, электронные письма, содержащие важные вложения, или для систематизации вашего основного почтового ящика.

Во всех этих случаях архивирование имеет гораздо больший смысл, чем удаление.

Удаление

Удаление также имеет свои преимущества, и вот в каких случаях его можно использовать. Поскольку возврата нет, если вы удалите электронное письмо, вы должны делать это только в том случае, если такое письмо полностью излишне.

Например, спам-сообщения, рекламные электронные письма и другие подобные следует удалять сразу. Удаление электронных писем также является лучшим способом очистить беспорядок и освободить место для новых писем.

Удаление является одним из наиболее эффективных способов очистки пространства для хранения в вашей учетной записи Google и должно применяться время от времени для старых электронных писем.