8 полезных функций Gmail, о которых вы могли не знать

Отмена отправки

По умолчанию Gmail задерживает отправку писем на 5 секунд, чтобы предоставить вам возможность отменить отправку в случае ошибки. В течение этого времени Google задерживает доставку сообщений, предоставляя вам шанс внести изменения. Если вы нажмете кнопку отмены, письмо вернется в статус черновика для доработки.

Хотя 5 секунд может показаться недостаточным временем для реакции, Gmail позволяет увеличить задержку до 30 секунд через опцию "Отмена отправки" в главных настройках.

Отмена отправки (фото: MakeUseOf)

Отложенная доставка

Gmail предоставляет возможность запланировать отправку сообщения на определенную дату и время в будущем. Это особенно удобно для регулярных сообщений с постоянным содержанием, а также для отчетов и напоминаний, которые необходимо доставить адресату в конкретный момент времени.

Чтобы воспользоваться отложенной доставкой, нужно нажать на иконку со стрелкой справа от кнопки "Отправить", а затем выбрать желаемую дату и время.

Вы всегда сможете отредактировать отложенное сообщение или изменить время доставки. Максимальное количество писем, находящихся в списке ожидания отправки, составляет до 100.

Отложенная доставка (фото: MakeUseOf)

Шаблоны ответов

Если вам часто приходится отвечать на однотипные входящие сообщения, нет необходимости повторно копировать стандартные ответы из заметок или печатать текст вручную.

В Gmail вы можете сохранить все необходимые шаблоны прямо в своем аккаунте. Для этого перейдите в раздел настроек "Расширенные" и включите опцию "Шаблоны".

После сохранения изменений вы сможете использовать новый раздел "Шаблоны" в меню создания сообщения, что позволит вам легко вставить сохраненные образцы или записать введенный текст как новый шаблон.

Настройте шаблоны ответов (фото: Beebom)

Офлайн‑доступ к почте

Вы не обязаны всегда быть онлайн, чтобы иметь доступ к вашим письмам. Даже в веб-версии Gmail можно загрузить все сообщения, чтобы иметь нужную информацию под рукой в поездках или в местах без доступа к Wi-Fi.

Для активации офлайн-доступа следует перейти в раздел настроек "Офлайн". Здесь можно выбрать период синхронизации писем (например, за последние 7, 30 или 90 дней), указать, нужно ли скачивать вложения, и решить, сохранять ли данные после выхода из аккаунта или удалять их.

Офлайн‑доступ к почте (фото: MakeUseOf)

Пересылка писем вложением

В длинных переписках не всегда удобно ссылаться на определенное сообщение, особенно если требуется упомянуть несколько писем одновременно. Проблема возникает, когда вы хотите поделиться скриншотами, но ваш собеседник не может взаимодействовать с сообщениями.

В таких случаях полезно воспользоваться возможностью пересылки писем в виде вложенных файлов. Процесс прост: выделите нужные письма, нажмите на иконку в виде трех точек и выберите "Переслать как прикрепленный файл". Это откроет черновик нового письма с прикрепленными цепочками писем.

Если вы уже начали набирать текст, просто перетащите нужные сообщения в окно редактора, и они будут автоматически прикреплены.

Пересылка вложенных файлов подчиняется тем же правилам, что и обычные файлы: все, что превышает 25 МБ, будет загружено на "Google Диск". Если важно, чтобы письма были прикреплены непосредственно, а не через облачное хранилище, перед отправкой убедитесь в размере всех вложений.

Конфиденциальный режим

В Gmail имеется специальный режим для обработки конфиденциальной информации. Он предотвращает получателя от пересылки, копирования, распечатки или скачивания письма. Кроме того, конфиденциальный режим позволяет автору ограничить доступ к сообщению для других пользователей после определенного времени.

Для отправки защищенного письма в редакторе следует нажать на иконку в форме замка на панели инструментов, которая отвечает за конфиденциальный режим. Также можно добавить дополнительную защиту с помощью СМС-кода: если эта опция активирована, письмо сможет прочитать только пользователь с указанным номером телефона.

Конфиденциальный режим (фото: MakeUseOf)

Продвинутый поиск

Поисковая строка Gmail поддерживает несколько операторов - по сути, ключей для сортировки результатов по заданным параметрам. Вот самые полезные:

• from: - поиск по отправителю
• to: - поиск по получателю
• subject: - поиск только по тексту в теме письма
• AROUND - поиск близко расположенных слов, число после AROUND можно менять: оно отвечает за максимальное количество слов в промежутке
• label: - поиск писем с заданным ярлыком
• has: (has:attachment; has:drive; has:document; has:spreadsheet; has:presentation) - поиск сообщений с вложениями; файлами с "Google Диска"; "Google Документов"; "Google Таблиц"; "Google Презентаций"
• filename: - поиск в названиях прикреплённых файлов
• in:anywhere - поиск по всем папкам, включая корзину и спам

Передача доступа к аккаунту

Gmail предоставляет возможность выдать полный доступ к вашему почтовому ящику другому пользователю. Этот человек сможет читать, отправлять и удалять сообщения, блокировать отправителей, а также изменять настройки оформления и подпись.

Для предоставления доступа следует открыть настройки, перейти в раздел "Аккаунты и импорт" и выбрать опцию "Добавить другой аккаунт" в разделе "Предоставить доступ к своему аккаунту". Затем необходимо ввести адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите предоставить доступ. Приглашение должно быть принято в течение недели.

В этом же разделе можно настроить дополнительные параметры доступа, такие как отображение почты другого пользователя вместе с вашей, а также момент отметки прочитанных им сообщений как прочитанных у вас.

Эта функция полезна для рабочих аккаунтов или совместной работы над групповыми проектами.

Однако следует помнить, что предоставление доступа к личной почте не всегда является безопасной практикой. К бесплатному аккаунту можно добавить до 10 дополнительных пользователей, а к корпоративному - до 1000, при этом только 40 пользователей смогут использовать почту одновременно.

Передача доступа к аккаунту (фото: Beebom)