6 способов сделать вашу почту более организованной с помощью искусственного интеллекта

Как использовать ИИ для улучшения работы с электронной почтой

Написание писем

Если вы проводите большую часть дня за написанием писем, вы можете чувствовать себя немного выгоревшим, когда пишете последнее сообщение перед закрытием рабочего времени. Одним из "обещаний" ИИ является то, что он может взять на себя рутинную работу. В этом случае вы можете попробовать положиться на него, чтобы он писал ваши письма вместо вас.

Конечно, для этого вам не нужно запускать ИИ напрямую в вашем почтовом приложении или рядом с ним. Вы всегда можете попросить выбранного вами чат-бота написать письмо на любую тему, а затем скопировать и вставить результат в свое письмо.

Однако, если вы настроены на это, вы можете положиться на встроенные инструменты для выполнения того же действия. Например, Copilot работает непосредственно в Outlook через функцию "Draft with Copilot". Вы вводите тип сообщения, которое хотите написать, и он напишет ваше письмо.

Независимо от того, какой метод вы используете, ИИ, вероятно, реагирует на обратную связь. Поскольку ИИ подвержен ошибкам, вам, возможно, придется внести некоторые исправления. Ваш выбранный ИИ, вероятно, поддерживает исправления своих выводов.

Если написанное ИИ письмо не совсем соответствует вашим ожиданиям, вы можете указать, что вы хотели бы увидеть вместо этого, и ИИ перепишет сообщение соответствующим образом. Способ, которым боты воспринимают вашу обратную связь, вероятно, будет зависеть от того, как они спроектированы.

Например, для Copilot вы можете просто отправить другой запрос с вашими правками или выбрать опцию "Regenerate", которая даст еще одну попытку написания черновика.

Корректировка вашего текста

Проверка орфографии, вероятно, не раз спасала вас от ошибок. Хотя она отлично справляется с обнаружением неправильно написанных слов, а проверки грамматики аналогичным образом выявляют проблемы с синтаксисом, они не заменяют внешнего редактора, который может объективно взглянуть на ваш текст в целом и выявить области, требующие улучшения.

Если у вас нет коллеги, который мог бы просмотреть черновик вашего письма, вы можете попробовать использовать инструмент ИИ, чтобы обнаружить то, что вы могли пропустить.

Допустим, вы решили написать письмо самостоятельно, но не доверяете своим глазам, чтобы тщательно прочитать его и выявить любые ошибки или неловкости. Вы можете скопировать текст письма и вставить его в чат-бот, а затем попросить бота проверить ваш текст на наличие орфографических и грамматических ошибок, а также на общую ясность.

Как только текст будет выглядеть хорошо как для вас, так и для бота, просто скопируйте и вставьте его обратно в свое приложение и отправьте.

Получение советов по написанию письма

Выходя за рамки простой проверки орфографии, Microsoft предлагает функцию "Тренировка с Copilot", которая дает советы по улучшению навыков письма по электронной почте. Это может быть полезно в тех случаях, когда вам кажется, что ваше письмо нужно улучшить, но вы не знаете как или где.

Copilot предложит советы по трем ключевым категориям: тон, настроение читателя и ясность ответа. Приложение также предложит конкретные примеры того, что вы могли бы сказать, чтобы соответствовать его советам. Если вам понравится какое-либо из предложений, вы можете скопировать и вставить его в свое письмо.

Советы по написанию письма (фото: Lifehacker)

Изменение тона ваших сообщений

Разработчики ИИ давно рекламируют свои технологии как отличные инструменты для переписывания ваших черновиков в другом тоне голоса. Например, если ваша первая попытка написать электронное письмо слишком неформальна, вы можете попробовать поручить боту переписать текст в более профессиональном тоне. Если ваш стиль письма обычно сдержан и неестественен, вы можете поручить ИИ сделать его более веселым и непринужденным, в зависимости от того, кому вы отправляете письмо.

Например, Copilot в Outlook предлагает эти инструменты в меню редактирования в функции "Написать с Copilot". Вы можете выбрать из вариантов "Прямой", "Нейтральный", "Неформальный", "Формальный" или "Сделать стихом".

Однако используйте эти функции с осторожностью. Написанный ИИ текст имеет свои особенности и тенденции, которые могут быть заметны для любого, кто внимательно его прочитает.

Резюмирование длинных писем и переписки

Даже если вы не хотите использовать ИИ для творческой работы, он может пригодиться при чтении длинных писем или переписок. Например, если у вас есть Copilot в Outlook, вы найдете новую кнопку "Summarize" в верхней части вашего почтового ящика.

Используя ее, ИИ просканирует одно конкретное письмо или целую цепочку и резюмирует для вас ключевые моменты. Copilot также будет прикреплять номера к конкретным выделенным моментам, чтобы вы могли увидеть, из какой части письма или переписки бот извлек эту информацию.

Резюмирование длинных писем и переписки (фото: Lifehacker)

Управление почтовым ящиком

Удивительно, но большинство основных почтовых ИИ-ботов в основном предназначены для создания и резюмирования писем и не предлагают много функций для фактического управления почтовым ящиком. Они, как правило, отдают приоритет генерации текста над управлением сообщениями.

Один из неплохих вариантов - Sanebox, расширение на базе ИИ, которое можно использовать с большинством почтовых сервисов, включая Outlook. Основные функции этого ИИ:

Есть SaneLater, который отфильтровывает менее важные сообщения из вашего почтового ящика, чтобы вы могли проверить их позже.

Затем Sanebox фильтрует будущие электронные письма от этих отправителей и помещает их в эту папку.

Если рассматриваемое письмо представляет собой новостную рассылку, рекламу или любое другое сообщение, которое вы не хотите видеть снова, есть SaneBlackHole, который отфильтровывает такие письма и удаляет их от вашего имени.

Наконец, есть Email Deep Clean: вы можете поручить ИИ искать письма старше определенной даты, и он соберет сообщения, которые, по его мнению, вам не нужны в ваших архивах. Вы получите список всех найденных писем и сможете выбрать, сохранить их или удалить.