ua en ru

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами Удобные фишки Google Docs, о которых вы точно захотите узнать (фото: Getty Images)

Google Docs - это не просто текстовый редактор, а целый набор инструментов, способных значительно облегчить вашу работу с документами. Многие функции, которые находятся буквально под рукой, остаются скрытыми для большинства пользователей.

Про 16 скрытых функций, с которыми ваш опыт работы с текстами станет еще эффективнее и проще, рассказывает РБК-Украина (проект Styler) со ссылкой на сайт Tettra.

Установка непрерывного просмотра

Функция безстраничного просмотра кардинально меняет правила игры в редактировании документов.

Вместо того, чтобы иметь дело со страницами, теперь можно писать на бесконечно длинной цифровой плоскости. Эта опция просмотра особенно полезна при работе с большими изображениями или при составлении черновиков контента для веб-проектов.

Как активировать непрерывный просмотра:

Нажмите "Файл", далее “Настройка страницы", коснитесь вкладки "Без страниц", нажмите “ОК” для подтверждения.

В качестве бонуса пользователи также могут нажать кнопку "Установить по умолчанию", чтобы все создаваемые документы автоматически устанавливались в бесстраничном режиме.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Установка непрерывного просмотра (фото: Tettra)

Настройка выпадающих меню

Выпадающие списки - это интуитивно понятная и простая в использовании функция, которая упрощает пользовательский опыт любого проекта или документа. С выпадающим меню вы можете быстро добавлять готовые варианты или настраивать свои собственные, чтобы они точно отражали контекст ваших проектов или документов.

Чтобы использовать раскрывающийся элемент, введите @dropdown или перейдите на вкладку "Вставка" в верхнем меню и выберите "Раскрывающийся список".

После этого вы можете легко организовать данные, вставляя в них любые нужные вам опции и удаляя те, которые не существуют или устарели. Это невероятно полезно для отслеживания проектов, обзора их хода и назначения конкретных задач для каждого раздела документа в кратчайшие сроки.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Настройка выпадающих меню (фото: Tettra)

Черновики электронных писем

Google Docs выпустил новую функцию, которая позволяет пользователям создавать электронные письма в приложении и отправлять их через учетную запись Gmail.

Это экономит время, поскольку нет необходимости открывать Gmail для отправки сообщения электронной почты. Все элементы Google Docs доступны в тексте сообщения, то есть теперь вы можете размещать таблицы, раскрывающиеся списки и ссылки на файлы прямо в своих письмах.

Как получить доступ к этой новой функции:

  • Нажмите "Вставить" в верхней строке меню и наведите курсор на "Встроенные блоки"
  • Выберите "Черновик электронной почты", после чего откроется пустой шаблон вашего сообщения
  • Форматирование будет применено при экспорте через Gmail

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Черновики электронных писем (фото: Tettra)

Заметки о встречах

С появлением шаблонов заметок о совещаниях в Google Docs стало еще проще поддерживать организованность и быть уверенным, что все знают, что происходит.

Выберите событие из своего календаря, и появится шаблон, предоставляющий вам организованную структуру.

Запишите участников и сделайте подробные заметки о самой встрече.

Если необходимо выполнить какие-либо действия, вы можете легко заполнить контрольный список для справки и прикрепить эти заметки о встрече к событию в Календаре Google.

Этот тип организационной автоматизации бесценен для предприятий, команд и других организаций, поскольку позволяет всем быть в курсе тем, обсуждаемых на совещаниях, и выполнять задачи вовремя.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Заметки о встречах (фото: Tettra)

Добавление шрифтов

При создании документа в Google Docs вам предоставляется множество вариантов шрифта текста.

Вы можете выбрать из более чем двух десятков собственных шрифтов в раскрывающемся списке в верхней части панели инструментов редактирования. Однако еще больше шрифтов можно добавить всего за несколько щелчков.

Как получить доступ к дополнительным шрифтам:

  • Просто щелкните третье поле слева на панели инструментов редактирования
  • Когда откроется шрифт по умолчанию, выберите в списке "Другие шрифты…", и откроется окно с дополнительными вариантами выбора
  • Вы можете выбрать один из дополнительных уникальных и современных стилей, таких как Fira Sans и Roboto Slab, чтобы придать вашим документам привлекательный вид

Каждый шрифт полностью настраиваемый, так что вы можете сделать его идеально подходящим для любого проекта или презентации, которые вы задумали. С таким количеством доступных вариантов найти правильный шрифт для любой задачи, над которой вы работаете, теперь проще, чем когда-либо.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Добавление шрифтов (фото: Tettra)

Добавление контрольных списков

Контрольные списки - отличный способ поддерживать порядок, а с последним дополнением к Google Docs это стало проще, чем когда-либо.

Одним нажатием кнопки вы можете добавлять флажки непосредственно в свои документы, что упрощает отслеживание выполненных задач.

Вам больше не нужно раскрашивать список или пытаться запомнить, что означает та или иная цифра. Просто отметьте галочкой пункт, когда что-то сделано.

Как активировать эту функцию:

  • Просто откройте квадратные скобки, выбрав “Формат”
  • Нажмите "Маркеры и нумерация"

Выберите “Контрольный список”. Это вставит аккуратный значок контрольного списка в ваш документ с местом для максимально возможного количества задач. Добавьте нажимаемый флажок на панели инструментов, если требуется выполнить только несколько задач.

Чтобы выполнить задачу, нажмите на квадрат, и она будет отмечена как выполненная.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Добавление контрольных списков (фото: Tettra)

Инструмент исследования

Функция "Исследование" в Google Docs, расположенная в меню "Инструменты", представляет собой мощный ресурс для выполнения поиска в Google, не покидая документ.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите "Инструменты" и выберите "Исследовать".

Это устраняет необходимость переключаться между вкладками в браузере, улучшая вашу концентрацию и производительность. Кроме того, он предлагает соответствующие изображения на основе вашего контента, которые вы можете легко вставить в свой документ для улучшения визуальной привлекательности.

Инструмент "Исследовать" даже предлагает функцию цитирования, которая автоматически генерирует библиографические записи в выбранном формате, тем самым упрощая ваши исследовательские и академические проекты.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Инструмент исследования (фото: Tettra)

Голосовой ввод

Скрытый драгоценный камень в Google Docs - инструмент Voice Typing. Расположенный в меню Tools, он преобразует произнесенные слова в письменный текст, что делает его благом для тех, кому удобнее устное общение, или для людей с ограниченными физическими возможностями, которым сложно печатать.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите "Инструменты" и выберите голосовой ввод.

Voice Typing удивительно точен, понимая широкий спектр голосовых команд для пунктуации и форматирования. Таким образом, вы можете эффективно продиктовать весь документ, от слов до запятых, не прикасаясь к клавиатуре.

История версий

Функция "История версий", доступная из меню "Файл", незаменима при совместной работе над документом.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите “Файл”, “История версий" и “Просмотреть историю версий"

Он предлагает подробный журнал всех версий документа, с указанием внесенных изменений, человека, который их внес, и времени изменения. Это обеспечивает прозрачность в совместных проектах и позволяет ясность в отношении правок.

Более того, если изменение не совсем сработает, история версий позволит вам восстановить более раннюю версию документа, обеспечивая спокойствие во время совместных правок.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Голосовой ввод (фото: Tettra)

Пользовательские сочетания клавиш

Google Docs поддерживает создание пользовательских сочетаний клавиш, которые могут значительно повысить эффективность вашего рабочего процесса.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню "Инструменты" и “Настройки".

Задайте персонализированные сочетания клавиш, оптимизирующие рутинные действия и снижающие зависимость от мыши.

Создание сочетаний клавиш для наиболее часто используемых команд может ускорить процесс создания и редактирования документов, заставив Google Docs работать на вас.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Пользовательские сочетания клавиш (фото: Tettra)

Отправка документов в виде вложений напрямую из Google Docs

Хотя ссылки общего доступа Google Drive являются популярным способом обмена документами, Google Docs также предоставляет возможность отправлять документы по электронной почте в виде вложения непосредственно с платформы.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню “Файл", выберите “Электронная почта" и “Отправить этот файл по электронной почте”.

Это поддерживает такие форматы, как PDF и Word, что подходит получателям, которые не используют Google Docs. Такая гибкость позволяет вам общаться и обмениваться документами так, как удобно каждому получателю, способствуя более плавному и эффективному сотрудничеству.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Отправка документов в виде вложений напрямую из Google Docs (фото: Tettra)

Содержание

Чтобы использовать функцию "Оглавление" Google Docs, нажмите на меню "Вставка"

Она автоматически создает удобное для навигации оглавление на основе заголовков и подзаголовков документа, улучшая читаемость и навигацию.

Этот инструмент может значительно улучшить опыт читателя при работе с длинными документами или отчетами, позволяя ему переходить к определенным интересующим его разделам. Оглавление автоматически обновляется по мере редактирования документа, гарантируя, что оно всегда отражает текущее содержание.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Содержание (фото: Tettra)

Шаблоны

Google Docs может похвастаться обширной библиотекой шаблонов для различных типов документов: от резюме до проектных предложений. Чтобы использовать шаблоны, зайдите на стартовую страницу Google Docs и выберите подходящий вам шаблон.

Такие шаблоны могут сэкономить вам значительное время и обеспечить надежную отправную точку для вашей работы. Используя эти профессионально разработанные макеты, вы можете больше сосредоточиться на содержании и меньше на форматировании.

Каждый шаблон полностью настраиваемый, что позволяет вам адаптировать дизайн к вашим конкретным потребностям и предпочтениям.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Шаблоны (фото: Tettra)

Закладки и ссылки

Google Docs поддерживает создание закладок в документе, функция, которую часто упускают из виду, но которая может значительно улучшить навигацию в длинных документах. Эти закладки можно использовать для создания внутренних ссылок в документе, позволяя читателям переходить к определенным разделам или ссылкам.

Чтобы использовать эту функцию, нажмите на меню "Вставка" и “Добавить в закладки".

Эта опция особенно полезна для сложных документов с несколькими связанными разделами. Кроме того, вы можете связать эти закладки с внешними документами в Google Drive, что упрощает ссылку на вспомогательную информацию или связанные проекты, создавая целостную сеть информации для вашей команды или читателей.

Реакции эмодзи

Новая функция эмодзи-реакций в Google Docs - это освежающий и неформальный аналог обычных комментариев. Эта инновационная функция способствует расширению сотрудничества, предлагая пользователям быстрый и креативный способ выражения своих взглядов на содержание документа.

Чтобы использовать эту функцию, выберите комментарий, на который вы хотите отреагировать. На правом поле нажмите “Добавить реакцию эмодзи”, затем перейдите к “Вставить реакцию эмодзи”. Выберите эмодзи, который хотите добавить.

16 скрытых возможностей Google Docs, которые улучшат вашу работу с текстами

Реакции эмодзи (фото: Tettra)

Установка сроков действия

При сотрудничестве с внешними партнерами обеспечение безопасности и своевременного доступа к файлам Google Drive становится первостепенным. Платформа позволяет вам устанавливать конкретные даты истечения срока доступа к файлам, предоставляя вам контроль над тем, как долго кто-то может просматривать или редактировать документ или папку.

Чтобы использовать это:

Перейдите к нужному файлу на Google Диске, нажмите "Поделиться", найдите пользователя и рядом с его именем клацните стрелку вниз, а затем "Добавить срок действия".

Выберите срок действия по умолчанию в 30 дней или измените его, нажав "Изменить" рядом с "Срок действия доступа истекает", выбрав предпочтительную дату и, наконец, нажав "Готово" и "Отправить". Чтобы удалить установленный срок действия, просто нажмите "Удалить срок действия".