Електронний документообіг -невід'ємна частина успіху вашого бізнесу!

В епоху глобальної інтернетизації потрібно йти в ногу з часом. При цьому необхідно відчувати себе безпечно. Ольга Виславных — керівник відділу консалтингу за рішеннями EDI&ECM на російському і українському ринках COMARCH S. A. розповіла, як працює в Україні система електронного документообігу, а також які гарантії та переваги від неї отримує клієнт.

На шляху електронного документообігу, його впровадження в Україні, Ви фактично є першопрохідцем і в цьому сегменті працюєте 12 років, правда?

- Так, але ще 10 років тому це було дуже складно. Іноді в компанію потрібно було спеціально купувати комп'ютер для цілей впровадження електронного документообігу. Доступність і якість інтернету на початку 2000 років ще був проблемою, хоча зараз у це важко повірити.

Але давайте все-таки зупинимося на сьогоднішній день і на днях прийдешніх. Багато хто, напевно, чули про таке поняття, як електронний документообіг, але, що це таке насправді мало хто розуміє. Давайте розставимо всі крапки над «і» і розповімо детальніше, що являє собою EDI, в чому його переваги, чим відрізняється від звичайного документообігу і так далі.

- Електронний документообіг – це насамперед обмін даними між компаніями, між системами компаній. Переваги від впровадження EDI отримуємо тоді, коли наші системи один з одним «говорять» однією мовою і для того, щоб вони все ж заговорили однією мовою, існують оператори електронного документообігу.

Постараюся легко і доступно пояснити, як це відбувається на практиці: Я є продавцем, а мій партнер є покупцем. Моя внутрішня облікова система може вивантажити замовлення у формі квадрата. А мій покупець може прийняти це замовлення тільки у формі трикутника або ромба. Я не можу налаштувати формати під кожного партнера. Особливо якщо це стосується торгівлі: торговельних мереж, електронної комерції і так далі, коли мова йде про сотні партнерів і різних особливості компаній. Але зараз ми (оператор електронного документа обороту) можемо з квадрата зробити, умовно, будь-яку фігуру. Ми структуруємо процеси, відходимо від зайвого робочого праці і допомагаємо систем партнерів «розмовляти» один з одним і «розуміти» один одного.

В яких сегментах впровадження EDI може принести максимальну користь?

- Зараз найбільш затребуваним електронний документообіг є в торгівлі. Він покриває весь цикл від замовлення до закриття угоди. Основна перевага його в тому, що це дуже спрощує і оптимізує процес купівлі-продажу. Адже кількість документів в даних цивільно-правових договорах неймовірно велике. Також вже до системи підключились банківські установи, логістика, FMCG. Є приклади повної відмови від паперової ланцюжка. Ми можемо довести, що на сьогоднішній день укладення угоди без надання паперових копій абсолютно реально.

Для наочного представлення основних процесів, які може покривати електронний документообіг пропоную подивитися на схему:

За коштами електронного документообігу замовник стає максимально проінформованим по усьому циклу операції. Приміром, якщо замовлено 10 шоколадних цукерок, а на складі виявилося тільки 9, то замовник дізнається про це раніше, ніж отримає своє замовлення і це не буде для нього неприємним сюрпризом. Адже замовник завжди розраховує заповнити всі місця на полицях свого магазину. Своєчасне попередження про недостачі якого-небудь товару у одного постачальника, дає можливість замовнику зробити дозамовлення в іншої компанії. Так, рівень втрачених продажів торгової мережі значно падає.

Завжди видно і повідомлення про приймання і про відвантаження – це означає, що на складах, перед тим як приїде машина, люди вже знають, скільки даного товару приїде. Це не ручне вбивання, це не очікування кілька годин, поки машина буде розвантажена, поки оператор все вручну внесе до системи, поки товар перераховується. В середньому процес прийому товару скорочується на 20-30 хвилин. Загалом, завдяки всьому цьому також можна обчислити і проаналізувати, які процеси в угоді некоректно працюють, і відповідно в цих напрямках впроваджувати оптимізацію та моніторинг.

Всі накладні: податкова і товарна, акти звірки, акти виконаних робіт, реєстрація – це все переходить в юридично значимий електронний документообіг. На папері залишається тільки документ, який супроводжує водія. На жаль, без підтвердження товару, який він везе, і цілі поки що не обійтися.

Будь-яка компанія може бути Вашим клієнтом або є певні вимоги?

- насправді, так, будь-яка компанія. А як компанія зможе це організувати залежить тільки від неї, від її мотивації рухатися в ногу з часом, і від того, як вона сама розуміє, що їй це вигідно. А нам, у свою чергу, вигідно підключати більшу кількість компаній, щоб максимально перевести паперовий документообіг в електронний. Що позитивно впливає не тільки на результати окремих компаній, але й ефективності економіки в цілому.

Чому для переважної кількості компаній цей процес обмежується тільки входом на спеціальні програми?

Все залежить від зрілості компанії та кількості документів, з якими працює. Ми намагаємося вести освітню роботу, інтегрувати різні системи. Деякі побоюються, впроваджують лише найлегші елементи і залишаються на цьому етапі. Багато компаній не знаходять часу, щоб докласти зусилля для такого ривка, який в подальшому значно полегшить роботу працівників. Є все-таки якийсь ментальний страх перед чимось істотно новим, хоча на ринку ми вже активно працюємо 12 років.

Ми проводимо активну освітню роботу, повторюся. Ми розповідаємо, що у нас є логістичний оператор, тобто, якщо нам зробили замовлення на поставку, ми цей товар і пакуємо. Якщо є якийсь момент дезінтеграції, то нам не потрібно дзвонити і довго вирішувати проблему, ми відправляємо електронний документ, де вказуємо логісту: «візьми товар А, поклади на місце 1,2,3, доставити до такого-то часу, визначеному клієнту». І це все в електронному вигляді і все чітко відслідковується – це також є інструментом прозорості, що виключає корупційні схеми. Таким чином атмосфера між партнерами поліпшується. Спорів і конфліктних ситуацій стає значно менше, адже ми можемо проконтролювати весь процес, підняти історію. А навіть якщо і трапляється якийсь спір, то його рішення також спрощується, у порівнянні з випадками, які трапляються в паперовій ланцюжку документообігу.

Як показала практика, дуже багато часу в працівників забирає тільки пошук конкретного документа, перебирання паперів і так далі. З EDI-технологіями цей процес нівелюється, за допомогою нього можна дуже швидко підняти архивированный історичний документ.

Яка все-таки ціна питання?

- Все залежить від того, наскільки глибоко ми хочемо робити інтеграцію. Якщо ми робимо самі елементарні з'єднання, то це абонементские оплати, які розраховуються залежно від кількості документів.

А саму мінімальну ціну можете назвати?

Ну, наприклад, 100 документів в місяць коштує близько 200 гривень. Насправді, для компанії – це взагалі не гроші. Відповідно, з кількістю документів зростає і ціна. Також на ціну впливає вид пакету.

Вашими клієнтами є досить багато відомих українських компаній, які найбільш успішні проекти?

Так, ми працюємо з близько 60 мережами і близько 3000 постачальників. Це як локальні, так і міжнародні подання.

Саме тісне і тривале співробітництво у нас відбулося з «Метро Кеш енд Кері Україна». Зокрема, ми є центральним оператором електронного документообігу даного рітейлера, а також співпрацюємо на локальних ринках компанії.

Ще у 2005-2006 році ми починали освітній процес, підключали до EDI постачальників, пояснювали, що це таке, навіщо це потрібно. А в 2016 році ми закрили повністю в продуктивному режимі весь ланцюжок – ми відмовилися від паперу, крім, як говорилося, супроводжуючого документа машини.

Варто відзначити, що все підлягає системного контролю: реєстрація податкової накладної, відповідність документів, наявність підписів і, таким чином, гроші постачальнику потрапляють швидше. А співробітники можуть зосередити свої зусилля на більш важливих або навіть креативних завдань у своїй компанії.

А тепер про безпеку. Ми вже стикалися з хакерськими атаками, з вірусами, згадаємо тільки недавній вірус Petya, як діяти в таких ситуаціях?

У нас є секрет. Вірус Petya нас ніяким чином не торкнулася.

Як же ви захищаєтеся, адже за ці 12 років через Вас пройшла неймовірна кількість документів?

Завдяки тому, що частина якоїсь документації, історії між партнерами було переведено в електронну форму, вона була в наших системах. Таким чином компанії, які постраждали від вірусної атаки, могли через нашу систему переглянути всі свої архівні дані, а також відновити їх. У нашій компанії забезпечення безпеки стоїть на самому високому рівні і є головним пріоритетом. Ваша довіра Comarch – це гарантія Вашої безпеки. Наш дата-центр знаходиться у нашій штаб-квартирі – в Кракові. Рівень захищеності дата-центрів – це 3-4 рівень, ми постійно проходимо сертифікацію, у нас накладена охорона будівлі, навіть є своя система енергопостачання, якщо центральна міська система не впорається зі своїм завданням чи будуть якісь перебої. Також у нас спеціальна система пожежної безпеки, адже у нас зберігаються дані досить великих наших клієнтів.

Ми надаємо послуги не тільки електронного документообігу в торгівлі, ми працює у всіх галузях економіки: у нас зберігаються дані банків, нас постійно аудитируют. Більше того, я як працівник, не потраплю в компанію без спеціальної карти доступу. Територія наших будівель огороджена і знаходиться під постійною охороною.

А багато за 12 років було спроб хакерських атак?

Так, вони існують періодично. У компанії Comarch є окрема команда професіоналів, які спеціалізуються виключно на системі безпеки, тому наші системи надійно захищені і продумані. Додатковим елементом безпеки є резервні плани щодо захисту і резервні дата-центри.

Що Ви порадите компаніям, щоб вони могли убезпечити себе в різних ситуаціях, наприклад, у випадку збою системи, поломки комп'ютерів, збоїв в енергопостачанні?

В першу чергу, всередині компанії повинна бути налагоджена елементарна освіченість у питанні захищеності: бувають випадки, коли пароль від якогось аккаунта щось подібне цифр «1,2,3,4» і до того ж, ця інформація висить на стінці для загального огляду або весь відділ користується одними даними доступу до аккаунту з документацією, не завжди належним чином підходять до використання ЕЦП ...думаю таких моментів можна перерахувати багато Вже великим кроком буде не допускати таких інцидентів. З точки зору впровадження електронного документообігу я рекомендую для інтеграційних сполук вибирати транспортні протоколи з високим рівнем безпеки, а у випадку використання веб-додатків - стежити за доступом до документації і записів з чутливими даними співробітників, особливо це стосується юридично значущих документів.

Для уточнення деталей і підключення звертайтеся у службу підтримки Comarch EDI Service Desk по телефону– 0 800 300 142 або на електронну адресу edi@comarch.com.ua Додаткову інформацію про систему B2B Network і компанії COMARCH Ви зможете знайти на сайті – https://www.comarch.ru/trade-and-services/data-management/e-invoicing/