Лаконічність і шрифти. Як правильно писати листи в організації Німеччини

Українським біженцям у Німеччині доводиться листуватися із організаціями із різних питань. Ділове листування передбачає дотримання певних стандартів.

Які правила написання офіційних листів у Німеччині слід враховувати українцям, РБК-Україна розповідає з посиланням на ukrainianingermany.de.

Яка має бути структура листа в організацію

Ділове спілкування у Німеччині передбачає певну структуру офіційних листів. Послідовне оформлення допоможе швидше зрозуміти суть написаного та посприяє швидшій відповіді.

Стандартна структура офіційного листа включає такі основні частини:

• Повна адреса відправника пишеться у лівому верхньому куті, треба вказати ім’я, адресу та номер телефону. Також можна додати адресу електронної пошти.
• Повна адреса отримувача пишеться нижче адреси відправника. Місце та дата вирівнюють праворуч.
• Дату вказують в верхній правому частині письма.
• Тема має виражати основну мету листа. Назвати можна коротко, але зрозуміло.
• Вітання та звертання обов’язкові на початку звертання до адресата. Це може бути Sehr geehrte Damen und Herren (Дорогі пані та панове) або конкретне прізвище адресата.
• Текст листа – в основній частині листа слід використовувати формальну лексику, слід уникати побутових формулювань.
• Закінчення та прощання – лист завершується відповідними словами та прощанням, наприклад, Mit freundlichen Grüßen (З повагою). Слід писати формальні вирази.
• Підпис та ім’я – треба вказати своє ім’я.

Водночас при написанні листа до організації існують визначені норми розмірів і шрифту. Зазвичай використовують аркуш формату А4. Розмір шрифту Arial або Times New Roman − 12 пунктів. Поля мають бути відведені зверху, зліва, справа і знизу.

Фото: Оформлення документів у Німеччині (gettyimages.com)

Згідно зі стандартами, офіційний лист має бути лаконічним і чітким. Перед тим, як відправляти листа поштою, слід подивитися на зразки підписання конверта.

Які фрази використовують при листуванні електронною поштою

При написанні електронних листів у Німеччині також важливо дотримуватися лаконічності та чіткості викладу.

Загальна структура електронного листа в Німеччині може виглядати так:

1. Тема листа. Вона має бути короткою, але точно відображати зміст листа. Наприклад, "Наша запланована зустріч 3 грудня".
2. Привітання. Після привітання ставиться кома: "Шановний пане Герхард," або "Доброго дня, пані Ланге".
3. Вступне речення. Це короткий опис мети листа без подробиць. Наприклад:

• Ich schreibe Ihnen in Bezug auf Ihre Anfrage vom 3. November. (Звертаюся до вас у зв'язку з вашим запитом від 3 листопада).
• Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage (Дякую за ваш електронний лист/запит Ich danke Ihnen für Ihre E-Mail/Anfrage).
• Ich schreibe Ihnen, weil (…) (Я пишу вам, тому що …).
• Ich gerne (ein Folgetreffen vereinbaren möchte) (Я хотів би (організувати наступну зустріч).

4. Основна частина. Тут детальніше розкривають думки та пропозиції. Писати треба стисло.

Фото: Допомога українцям у Німеччині (gettyimages.com)

5. Останнє речення. Можна коротко підсумувати своє звернення чи висловити сподівання на подальшу співпрацю чи відповідь. В офіційних листах заключне речення може виглядати так:

• Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören. (Я з нетерпінням чекаю на вашу відповідь).
• Vielen Dank im Voraus (Заздалегідь дякуємо).
• Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. (Якщо у вас виникнуть додаткові запитання, зв'яжіться зі мною).

6. Прощання та ім’я. Закінчується лист формальним прощанням: Mit freundlichen Grüßen (З повагою), після чого вказують своє ім’я.

Водночас у неформальному спілкуванні з друзями для привітання використовують фрази "Liebe/r " або "Hallo…", а при прощанні такі: Liebe Grüße (З найкращими побажаннями), Bis bald (До зустрічі незабаром), Mach’s gut (Бережи себе).

Нагадаємо, ми писали, чи скоротять виплати українським біженцям у Німеччині. Влада назвала нові умови.

Також ми розповідали, що українським біженцям слід знати про правила підробітку у Німеччині.

Термінові та важливі повідомлення про війну Росії проти України читайте на каналі РБК-Україна в Telegram.