Успішні люди використовують цей метод, щоб підвищити свою продуктивність в рази: як він працює
Як не загубитися у нескінченному списку термінових справ? (фото: Freepik.com)
Складання списку справ - це перший крок до виконання роботи. Але як визначити, за що взятися першим, коли у вас немає достатньо часу, щоб зробити все за один день?
РБК-Україна (проект Styler) підготувало пояснення та інструкцію, як використовувати один з найпотужніших методів пріоритезації завдань - матрицю Ейзенхауера.
Що таке матриця Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера - це метод організації завдань за рівнем терміновості та важливості, що допомагає ефективно пріоритезувати найважливішу роботу.
Хоча сам Дуайт Д. Ейзенхауер, 34-й президент США, не створив цей метод, саме його концепцію використав Стівен Кові, автор книги "7 звичок надзвичайно ефективних людей". Він базувався на словах Ейзенхауера про те, що "існує два види проблем: термінові та важливі - термінові не важливі, а важливі ніколи не термінові".
Матриця Ейзенхауера допомагає розділити завдання на чотири категорії:
- Завдання, які потрібно виконати першими.
- Завдання, які можна запланувати на пізніше.
- Завдання, які варто делегувати.
- Завдання, які можна видалити.
.jpg)
Ейзенхауер був президентом США та дуже добре знав, як важливо розділити усі державні справи згідно з пріоритетами (фото: Вікіпедія)
Як створити матрицю Ейзенхауера
Намалюйте квадрат, розділений на чотири частини.
Квадрант 1: Виконуйте. У першому квадранті розміщуються завдання, які є як терміновими, так і важливими. Це завдання, які потрібно виконати негайно, оскільки вони мають чіткі наслідки і впливають на довгострокові цілі.
Квадрант 2: Заплануйте. Другий квадрант містить завдання, які є важливими, але не терміновими. Ці завдання впливають на ваші довгострокові цілі, але не потребують негайного виконання, тому їх можна запланувати на пізніше. Використовуйте різні методи управління часом, такі як принцип Парето чи метод Помодоро, щоб допомогти виконати ці завдання.
Квадрант 3: Делегуйте. Третій квадрант включає завдання, які є терміновими, але не важливими. Ці завдання потрібно виконати зараз, але вони не впливають на ваші довгострокові цілі, тому їх можна делегувати іншим членам команди.
Квадрант 4: Видаліть. Четвертий квадрант містить завдання, які не є ані терміновими, ані важливими. Ці завдання лише відволікають і заважають досягати цілей, тому їх можна видалити зі списку справ.
Якщо ви розібралися у принципі цієї матриці, то вже зрозуміли, що вам треба робити лише справи з перших двох квадрантів (фото: Вікіпедія)
Як використовувати метод Ейзенхауера на практиці
Кольорове кодування для завдань. Використовуйте чотири кольори для позначення завдань за рівнем пріоритету:
- Зелений: завдання з найвищим пріоритетом.
- Жовтий: другий за пріоритетом.
- Синій: третій за пріоритетом.
- Червоний: не пріоритет.
Обмежте кількість завдань до 10 на квадрант. Навіть якщо у вас багато завдань, спробуйте обмежити їх кількість до 10 на кожен квадрант. Це допоможе уникнути перевантаження і забезпечить ефективне пріоритезування.
Спочатку усуньте непотрібні завдання, а потім пріоритезуйте. Перш за все, видаліть завдання з четвертого квадранта, щоб звільнити час і ресурси для важливих завдань з інших квадрантів.
Раніше ми писали про найлегший метод виконання будь-яких завдань, який використовують всі.
Читайте також, як не втратити концентрацію і зробити більше робочих задач.
При написанні матеріалу використовувалися наступні джерела: видання James Clear, Univercity of Central Florida, Вікіпедія.
