6 способів зробити вашу пошту більш організованою за допомогою штучного інтелекту

Як використовувати ШІ для покращення роботи з електронною поштою

Написання листів

Якщо ви проводите більшу частину дня за написанням листів, ви можете почуватися трохи вигорілим, коли пишете останнє повідомлення перед закриттям робочого часу. Однією з "обіцянь" ШІ є те, що він може взяти на себе рутинну роботу. У цьому випадку ви можете спробувати покластися на нього, щоб він писав ваші листи замість вас.

Звичайно, для цього вам не потрібно запускати ШІ безпосередньо у вашому поштовому додатку або поруч із ним. Ви завжди можете попросити обраного вами чат-бота написати листа на будь-яку тему, а потім скопіювати та вставити результат у свій лист.

Однак, якщо ви налаштовані на це, ви можете покластися на вбудовані інструменти для виконання тієї ж дії. Наприклад, Copilot працює безпосередньо в Outlook через функцію "Draft with Copilot". Ви вводите тип повідомлення, яке ви хочете написати, і він напише ваш лист.

Незалежно від того, який метод ви використовуєте, ШІ, ймовірно, реагує на зворотний зв'язок. Оскільки ШІ схильний до помилок, вам, можливо, доведеться внести деякі виправлення. Ваш вибраний ШІ, ймовірно, підтримує виправлення своїх висновків.

Якщо написаний ШІ лист не зовсім відповідає вашим очікуванням, ви можете вказати, що ви хотіли б побачити натомість, і ШІ перепише повідомлення відповідним чином. Спосіб, яким боти сприймають ваш зворотний зв'язок, ймовірно, залежатиме від того, як вони спроектовані.

Наприклад, для Copilot ви можете просто надіслати інший запит із вашими правками або вибрати опцію "Regenerate", яка дасть ще одну спробу написання чернетки.

Коригування тексту

Перевірка орфографії, ймовірно, неодноразово рятувала вас від помилок. Хоча вона добре справляється з виявленням неправильно написаних слів, а перевірки граматики аналогічним чином виявляють проблеми із синтаксисом, вони не замінюють зовнішнього редактора, який може об'єктивно глянути на ваш текст загалом і виявити області, які потребують покращення.

Якщо у вас немає колеги, яка могла б переглянути чернетку вашого листа, ви можете спробувати використовувати інструмент ШІ, щоб виявити те, що ви могли пропустити.

Припустимо, ви вирішили написати листа самостійно, але не довіряєте своїм очам, щоб ретельно прочитати його і виявити будь-які помилки або незручності. Ви можете скопіювати текст листа та вставити його в чат-бот, а потім попросити бота перевірити ваш текст на наявність орфографічних та граматичних помилок, а також на загальну ясність.

Як тільки текст буде виглядати добре як для вас, так і для бота, просто скопіюйте та вставте його назад у свій додаток та відправте.

Отримання порад з написання листа

Виходячи за рамки простої перевірки орфографії, Microsoft пропонує функцію "Тренування з Copilot", яка дає поради щодо покращення навичок листа електронною поштою. Це може бути корисно в тих випадках, коли вам здається, що ваш лист потрібно покращити, але ви не знаєте як чи де.

Copilot запропонує поради щодо трьох ключових категорій: тон, настрій читача та ясність відповіді. Додаток також запропонує конкретні приклади того, що ви могли б сказати, щоб відповідати його порадам. Якщо вам сподобається будь-яка з пропозицій, ви можете скопіювати та вставити її у свій лист.

Поради щодо написання листа (фото: Lifehacker)

Зміна тону ваших повідомлень

Розробники ШІ давно рекламують свої технології як чудові інструменти для переписування ваших чернеток в іншому тоні голосу. Наприклад, якщо ваша перша спроба написати листа надто неформальна, ви можете спробувати доручити боту переписати текст у більш професійному тоні. Якщо ваш стиль листа зазвичай стриманий і неприродний, ви можете доручити ШІ зробити його веселішим і невимушеним, залежно від того, кому ви надсилаєте листа.

Наприклад, Copilot в Outlook пропонує ці інструменти в меню редагування функції "Написати з Copilot". Ви можете вибрати з варіантів "Прямий", "Нейтральний", "Неформальний", "Формальний" або "Зробити віршем".

Однак, використовуйте ці функції з обережністю. Написаний ШІ текст має свої особливості та тенденції, які можуть бути помітні для будь-кого, хто уважно його прочитає.

Резюмування довгих листів та листування

Навіть якщо ви не хочете використовувати ШІ для творчої роботи, він може стати у нагоді при читанні довгих листів або листування. Наприклад, якщо у вас є Copilot в Outlook, ви знайдете нову кнопку "Summarize" у верхній частині вашої поштової скриньки.

Використовуючи її, ШІ просканує один конкретний лист або цілий ланцюжок і резюмує ключові моменти для вас. Copilot також буде прикріплювати номери до конкретних виділених моментів, щоб ви могли побачити, з якої частини листа або листування робот витягнув цю інформацію.

Резюмування довгих листів та листування (фото: Lifehacker)

Управління поштовою скринькою

Дивно, але більшість основних поштових ШІ-ботів в основному призначені для створення та резюмування листів і не пропонують багато функцій для фактичного керування поштовою скринькою. Вони зазвичай віддають пріоритет генерації тексту над керуванням повідомленнями.

Один із непоганих варіантів - Sanebox, розширення на базі ШІ, яке можна використовувати з більшістю поштових сервісів, включаючи Outlook. Основні функції цього ШІ:

Є SaneLater, який фільтрує менш важливі повідомлення з вашої поштової скриньки, щоб ви могли перевірити їх пізніше.

Потім Sanebox фільтрує майбутні листи від цих відправників і поміщає їх в цю папку.

Якщо розглянутий лист являє собою розсилку новин, рекламу або будь-яке інше повідомлення, яке ви не хочете бачити знову, є SaneBlackHole, який відфільтровує такі листи і видаляє їх від вашого імені.

Нарешті, є Email Deep Clean: ви можете доручити ШІ шукати листи старші за певну дату, і він збере повідомлення, які, на його думку, вам не потрібні у ваших архівах. Ви отримаєте список усіх знайдених листів та зможете вибрати, зберегти їх чи видалити.